НОВОСТИ
26.06.2023
Какие процессы цифровизировать сегодня?
Самые популярные для цифровизации процессы — делопроизводство и договорная работа. Решений на ИТ-рынке представлено много, методики внедрения опробованы, и компании довольно быстро получают измеримый эффект. Настало время обратить внимание на другие области.
Кадровые процессы
Традиционно это трудоемкая сфера, наполненная рутинными процедурами, с низким уровнем доверия к цифровизации. HR-процессы включают большой блок задач:
- рекрутинг и прием сотрудников;
- планирование и оформление отпусков;
- оформление и организация командировок;
- перемещение и увольнение сотрудников;
- ознакомление с приказами и локальными нормативными актами (ЛНА);
- оценка и обучение персонала.
Интеллектуальные решения для управления кадровыми процессами могут помочь с подбором резюме, составлением индивидуального плана обучения, подготовкой авансовых отчетов в командировках и даже прогнозированием увольнения.
Примеры использования таких технологий уже есть в России. Так цифровизация кадровых процессов в НПФ «Сургутнефтегаз» позволила снизить трудоемкость инспекторов по кадрам в 4-6 раз. В организации цифровизованы учет рабочего времени, составление графика отпусков и формирование приказов, проведение обучения и командировки.
Цифровая бухгалтерия
Наступает новый виток цифровизации процессов в бухгалтерии. Учетные системы уже несколько десятилетий помогают отслеживать перемещение денежных средств по счетам. Но документы поступают из разных источников: электронная почта, сервисы обмена юридически значимыми электронными документами, курьерская доставка или экспресс-почта. И если электронные оригиналы без особых усилий попадают в систему, иногда даже автоматически, то бумажные экземпляры заносятся вручную — в виде скан-копий. В таких условиях сложно поддерживать упорядоченное хранение документов, а налоговые проверки становятся серьезной головной болью, которая парализует всю работу отдела.
Сегодня работу бухгалтера можно сделать удобнее. Благодаря применению интеллектуальных механизмов первичные учетные документы могут обрабатываться без участия сотрудников. Специальные сервисы обеспечивают полный охват всех источников поступления документов, обработку сканов и отражение в учетной системе. А хранение документов в едином финансовом архиве позволяет легко подготовиться к финансовым и налоговым проверкам.
Интеллектуальные решения для обработки документов уже применяются для разных задач. Например, в ходе цифровизации бухгалтерии в КАО «Азот», одном из крупнейших предприятий химической отрасли России, обработка первичных документов по учету движения ТМЦ и платежных поручений организована с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario.
Создание общих центров обслуживания
Для сокращения затрат многие крупные компании передают часть функций (юридические и кадровые процессы, бухгалтерский учет, сервисные центры) в выделенные подразделения — общие центры обслуживания (ОЦО). Такие обособленные подразделения могут работать действительно эффективно только при наличии каналов быстрого взаимодействия с другими учреждениями и удобного доступа к документами организации.
Для цифровизации бизнес-процессов ОЦО предлагаются комплексы решений:
- централизованная бухгалтерия: организация единого финансового архива, интеграция с учетными системами и интеллектуальная обработка первичных учетных документов, юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами;
- HR-служба: полный цикл кадрового делопроизводства в цифровом виде — от рассмотрения и утверждения кандидатов до планирования и оформления отпусков, организация долговременного юридически значимого электронного архива документов и подключение к процессам неавтоматизированных сотрудников через чат-боты в мессенджерах;
- юридический отдел: подготовка и регламентированное согласование договорных документов, упорядоченная работа с доверенностями и контроль их сроков действия, интеллектуальные сервисы для сравнения версий документов и контроля наличия обязательных реквизитов;
- Единое окно поможет сотрудникам быстро оформить любой запрос — от заказа справок до оформления заявки на ремонт или получение\выдачу оборудование. Интеллектуальные механизмы ускорят формальные процедуры, помогут в классификации запросов и извлечении данных из обращения, заполнении карточки. А благодаря чат-ботам услуги доступны даже вдали от офиса всем сотрудникам. Они всегда могут получить актуальную информацию об этапах и результате работ по обращению
Источник: https://www.directum.ru/blog-post/how-digitalization-..
Какие процессы цифровизировать сегодня?
Самые популярные для цифровизации процессы — делопроизводство и договорная работа. Решений на ИТ-рынке представлено много, методики внедрения опробованы, и компании довольно быстро получают измеримый эффект. Настало время обратить внимание на другие области.
Кадровые процессы
Традиционно это трудоемкая сфера, наполненная рутинными процедурами, с низким уровнем доверия к цифровизации. HR-процессы включают большой блок задач:
- рекрутинг и прием сотрудников;
- планирование и оформление отпусков;
- оформление и организация командировок;
- перемещение и увольнение сотрудников;
- ознакомление с приказами и локальными нормативными актами (ЛНА);
- оценка и обучение персонала.
Интеллектуальные решения для управления кадровыми процессами могут помочь с подбором резюме, составлением индивидуального плана обучения, подготовкой авансовых отчетов в командировках и даже прогнозированием увольнения.
Примеры использования таких технологий уже есть в России. Так цифровизация кадровых процессов в НПФ «Сургутнефтегаз» позволила снизить трудоемкость инспекторов по кадрам в 4-6 раз. В организации цифровизованы учет рабочего времени, составление графика отпусков и формирование приказов, проведение обучения и командировки.
Цифровая бухгалтерия
Наступает новый виток цифровизации процессов в бухгалтерии. Учетные системы уже несколько десятилетий помогают отслеживать перемещение денежных средств по счетам. Но документы поступают из разных источников: электронная почта, сервисы обмена юридически значимыми электронными документами, курьерская доставка или экспресс-почта. И если электронные оригиналы без особых усилий попадают в систему, иногда даже автоматически, то бумажные экземпляры заносятся вручную — в виде скан-копий. В таких условиях сложно поддерживать упорядоченное хранение документов, а налоговые проверки становятся серьезной головной болью, которая парализует всю работу отдела.
Сегодня работу бухгалтера можно сделать удобнее. Благодаря применению интеллектуальных механизмов первичные учетные документы могут обрабатываться без участия сотрудников. Специальные сервисы обеспечивают полный охват всех источников поступления документов, обработку сканов и отражение в учетной системе. А хранение документов в едином финансовом архиве позволяет легко подготовиться к финансовым и налоговым проверкам.
Интеллектуальные решения для обработки документов уже применяются для разных задач. Например, в ходе цифровизации бухгалтерии в КАО «Азот», одном из крупнейших предприятий химической отрасли России, обработка первичных документов по учету движения ТМЦ и платежных поручений организована с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario.
Создание общих центров обслуживания
Для сокращения затрат многие крупные компании передают часть функций (юридические и кадровые процессы, бухгалтерский учет, сервисные центры) в выделенные подразделения — общие центры обслуживания (ОЦО). Такие обособленные подразделения могут работать действительно эффективно только при наличии каналов быстрого взаимодействия с другими учреждениями и удобного доступа к документами организации.
Для цифровизации бизнес-процессов ОЦО предлагаются комплексы решений:
- централизованная бухгалтерия: организация единого финансового архива, интеграция с учетными системами и интеллектуальная обработка первичных учетных документов, юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами;
- HR-служба: полный цикл кадрового делопроизводства в цифровом виде — от рассмотрения и утверждения кандидатов до планирования и оформления отпусков, организация долговременного юридически значимого электронного архива документов и подключение к процессам неавтоматизированных сотрудников через чат-боты в мессенджерах;
- юридический отдел: подготовка и регламентированное согласование договорных документов, упорядоченная работа с доверенностями и контроль их сроков действия, интеллектуальные сервисы для сравнения версий документов и контроля наличия обязательных реквизитов;
- Единое окно поможет сотрудникам быстро оформить любой запрос — от заказа справок до оформления заявки на ремонт или получение\выдачу оборудование. Интеллектуальные механизмы ускорят формальные процедуры, помогут в классификации запросов и извлечении данных из обращения, заполнении карточки. А благодаря чат-ботам услуги доступны даже вдали от офиса всем сотрудникам. Они всегда могут получить актуальную информацию об этапах и результате работ по обращению
Источник: https://www.directum.ru/blog-post/how-digitalization-..
